Bil, rute og kunde på selve vagten
En chaufførvagt er mere end et tidsrum. Ali møder 05.30 på pladsen i Køge, kører bil 4 og har ruten til grossisten i Ringsted. I Vagtmester skriver du Bil 4 - rute Ringsted som vagtens titel, og tilføjer en kommentar som Nøgle i boksen ved port 2 eller Husk følgeseddel til retur. Kører I for faste kunder, kan kunde, opgave og projekt sættes på vagten, så det også fremgår, hvem timerne er planlagt til.
Det, du skriver på vagten, står på chaufførens egen side og kommer med, når vagten lægges i telefonens kalender. Titel og kunde står også på PDF'en af ugen. Chaufføren behøver ikke ringe ind for at få detaljerne.
Mødestedet er lokationen
Har I mere end én plads eller garage, får hvert sted sit eget ugeskema i Vagtmester. Lokationen har en adresse, og den står på vagten, så den nye afløser ved, hvor bilerne holder. En chauffør kan stå på flere lokationer og køre fra Køge mandag og fra Roskilde torsdag - timerne ved navnet tælles på tværs.
Er I en taxavognmand med vogne, der skifter fører mellem dag- og nattevagt, lægger du nattevagten fra 18.00 til 04.00 som én vagt. Ligger sluttiden før starttiden, ved systemet, at vagten slutter dagen efter, og pausen trækkes fra i de planlagte timer.
Tidlige starter og ændringer aftenen før
I transport ændrer planen sig ofte sent: en kunde aflyser, en ekstra tur kommer ind, eller en bil står på værksted. Når du retter en publiceret vagt, lægges beskeden i kø, og når du trykker Send beskeder, får hver berørt chauffør én samlet mail med sine ændringer. Flytter du en tur til en anden chauffør, får begge besked - den ene om at have fået vagten, den anden om ikke længere at have den.
Chaufføren ser ændringen markeret som ændret på Mine vagter.
Faste ture hver dag i en periode
Mange ture ligner hinanden fra dag til dag: den samme chauffør kører morgenruten mandag til fredag hele måneden. Når du opretter vagten, slår du Gentag i en periode til, vælger slutdato og ugedage, og Vagtmester viser, hvor mange vagter der bliver oprettet, før du gemmer. Er én af dagene ugyldig, oprettes ingen, så du aldrig står med en halv periode.
Har chaufføren i forvejen en vagt på nogle af dagene, får du én samlet advarsel om, hvor mange dage der overlapper - ikke én besked pr. dag.
Planlagte timer til fakturering og løn
Afregner I med kunderne pr. time, er de planlagte timer et godt første udkast. Du henter perioden som CSV med én linje pr. vagt: chauffør, dato, start, slut, pause, timer, lokation, adresse, vagttype, kunde, opgave og projekt. Filen åbner direkte i Excel, hvor den kan sorteres pr. kunde.
Vil I sammenligne planen med det, der faktisk blev kørt, kan Vagtmester bruges sammen med Tidsmester til tidsregistrering. Så står planlagt og registreret tid side om side pr. medarbejder og uge.
Hvad Vagtmester ikke gør
Vagtmester er en vagtplan, ikke et flådestyrings- eller disponeringssystem. Der er ingen kort, ingen ruteoptimering og ingen kobling til fartskriveren. Vagtplanen kontrollerer heller ikke køre- og hviletidsreglerne eller den daglige hviletid - det skal du stadig holde øje med selv, fx ud fra fartskriverdata.
Til gengæld giver den svar på det, der fylder mest i en lille vognmandsforretning: hvem kører hvornår, med hvad, og har alle fået besked.
Spørgsmål og svar
Kan chaufførerne se, hvem der kører de andre biler?
Nej. En almindelig medarbejder ser kun sine egne vagter. Planlæggerne - administratorer og redaktører - ser hele planen for alle lokationer.
Får chaufførerne en SMS, når en tur flyttes?
Nej, beskederne sendes som mail. Chaufføren ser også ændringen på sin egen side i webappen, som kan lægges på telefonens hjemmeskærm.
Få næste uges ture ud til chaufførerne
Opret virksomheden, læg bilerne i vagternes titel, og publicér ugen. Gratis resten af denne måned og hele den næste.
Opret virksomhed
Se også priserne eller
videoerne af systemet.
