Ret, samle, send - arbejdsgangen trin for trin
Det er onsdag, og ugen er publiceret. Ledelsen beslutter, at butikken holder åbent til 20 på fredag i stedet for 18. Du åbner fredagens to lukkevagter og retter sluttiden. Samtidig flytter du Ahmeds torsdagsvagt til fredag formiddag, fordi han skal dække en kollega.
Mens du retter, lægges beskederne i kø. Et tal ved vagtskemaet viser, hvor mange ændringer der venter. Når alt hænger sammen, trykker du Send beskeder, og hver berørt medarbejder får én mail med sine ændringer - ikke en mail pr. klik. Retter du den samme vagt tre gange, er det stadig én besked.
- Ret tid, pause, sted, titel eller kommentar på vagten
- Se antallet af ventende beskeder ved skemaet
- Tryk Send beskeder, når planen hænger sammen
- Hver medarbejder får én samlet mail
Hvad tæller som en ændring?
Det er ikke kun tidspunktet. Flytter du vagten til en anden lokation, ændrer pausen, skriver en ny kommentar eller sætter en kunde på bagefter, er det også en ændring for den, der skal møde ind - og medarbejderen får besked. På medarbejderens egen side står vagten markeret som ændret, så man ikke skal sammenligne med en gammel mail for at se, hvad der er nyt.
Er vagten stadig en kladde, sker der intet. Medarbejderen har aldrig set den, så der er intet at give besked om. Det er først efter publicering, at ændringer bliver til beskeder.
Når vagten skal til en anden medarbejder
At give en vagt til en anden er to ændringer på én gang: én får en vagt, en anden mister den. I Vagtmester skifter du medarbejderen på vagten, og begge får besked - den nye om at have fået vagten, den gamle om at den ikke længere er deres.
Har den nye medarbejder allerede en vagt i samme tidsrum, advarer Vagtmester, når du gemmer. Og ved navnet i skemaet ser du, om ugens planlagte timer nu er over det aftalte.
Skal flere ting flyttes på én gang - fx hele fredagen, fordi butikken holder åbent længere - er det stadig bedst at rette alle vagterne først og sende til sidst. Så får hver medarbejder ét samlet billede af sin nye fredag i stedet for tre beskeder, der hver viser en del af den.
Aflys - eller slet?
Skal vagten slet ikke bruges, er forskellen vigtig. En publiceret vagt aflyses: medarbejderen får besked, vagten står som aflyst på deres side, og den tæller ikke med i de planlagte timer eller i kopien til næste uge. Den forsvinder ikke sporløst, for det er netop den, der ellers bliver diskuteret bagefter.
En kladde kan du derimod slette helt. Den har ingen set, så der er intet at aflyse.
Bagefter: hvad blev ændret, og hvornår?
Om to uger husker ingen, om fredagens vagt oprindeligt sluttede 18 eller 20. I vagtloggen står hver ændring med dato, klokkeslæt, hvem der lavede den, og hvad der blev ændret. Loggen kan kun ses af planlæggerne og kan ikke redigeres.
Hvor sent en vagtplan må ændres, og med hvor meget varsel, står typisk i jeres overenskomst eller i ansættelseskontrakterne - ikke i Vagtmester. Men loggen gør det nemt at dokumentere, hvornår en ændring faktisk blev lavet og meldt ud.
Spørgsmål og svar
Får medarbejderen besked med det samme, når jeg retter en vagt?
Beskeden lægges i kø, og sendes når du trykker Send beskeder. Så kan du rette færdigt først. Skal det gå stærkt, sender du bare med det samme.
Kan Vagtmester fortælle, om en ændring kommer for sent i forhold til varslingsreglerne?
Nej. Vagtmester kender ikke jeres overenskomst eller varslingsregler. Vagtloggen viser, hvornår ændringen blev lavet, så I selv kan dokumentere det.
Ret planen uden at miste overblikket
Prøv at publicere en uge og ændre den bagefter. Gratis resten af denne måned og hele den næste.
Opret virksomhed
Se også priserne eller
videoerne af systemet.
Fra samme hus: Tidsmester
