Vagtbørs - når vagten skal videre, men ingen ved til hvem

Sådan virker vagtbørsen i Vagtmester

Sara har lukkevagten lørdag fra 16 til 23, men har fået billetter til en koncert. Hun åbner vagten på sin telefon, vælger at lægge den op til alle og skriver: Koncert - kan nogen tage den? Nu står vagten på vagtbyttebørsen hos de kolleger, der har adgang til Vagtmester, og de får en mail om, at den er ledig.

Mikkel ser den søndag morgen og trykker ja. Kræver jeres opsætning ikke godkendelse, flytter vagten sig med det samme. Kræver den godkendelse, ligger byttet klar til en leder, og vagten bliver hos Sara, indtil det er afgjort. Uanset hvad får I besked, når vagten har skiftet hænder.

Vagtbørs eller vagtbytte med en bestemt kollega?

De to veje ender det samme sted, men starter forskelligt. Ved et almindeligt vagtbytte vælger medarbejderen selv en navngiven kollega, som kan acceptere eller afvise. Det er det rigtige, når man allerede har talt sammen i pausen. Vagtbørsen er til de gange, hvor man ikke ved, hvem der kan - så spørger man alle på én gang i stedet for at skrive rundt én ad gangen.

Der kan kun være ét åbent bytte pr. vagt. Ligger vagten allerede på børsen, kan den ikke samtidig sendes til en bestemt kollega - så kan to personer aldrig ende med at tro, at de har fået den samme vagt.

Godkendelse: jeres regel, ikke systemets

Nogle steder er det fint, at medarbejderne klarer det indbyrdes - en lørdagsvagt i en café er en lørdagsvagt, uanset hvem der tager den. Andre steder skal en leder se på det først, fx fordi ikke alle kan åbne butikken, eller fordi en ung medarbejder ikke må tage en sen vagt. I Vagtmester vælger I, om bytter kræver godkendelse, og hvem der må godkende.

Vagtmester ved ikke selv, hvem der kan hvad - der er ingen kompetencer eller roller på vagterne. Skal det tjekkes, er godkendelsen stedet at gøre det.

Ingen dobbeltbooking ad bagvejen

Den kollega, der tager en vagt fra børsen, kan jo allerede have en anden vagt samme dag. Vagtmester advarer, hvis modtageren har en vagt i samme tidsrum, og tjekker det igen, når en leder godkender. Advarslen blokerer ikke, men den bliver ikke overset.

Bagefter står hele forløbet i vagtloggen: hvem lagde vagten op, hvem tog den, og hvem godkendte - med dato og klokkeslæt. Loggen kan kun ses af planlæggerne og kan ikke redigeres.

Hvor vagtbørsen gør mest gavn

Vagtbørsen er mest brugt de steder, hvor mange deltidsansatte deler de samme typer vagter: weekendhold i butikker og caféer, aftenvagter i fitnesscentre og hoteller, sæsonhjælpere om sommeren. Her er der næsten altid nogen, der gerne vil have ekstra timer - problemet er bare at finde dem.

Det giver også planlæggeren ro. I stedet for at få fem beskeder om, hvem der kan tage lørdagen, får du én besked, når vagten har fundet en ny ejer - eller en godkendelse, der venter på dig, hvis I har valgt det. Planen i ugeskemaet er hele tiden den rigtige, og medarbejderen, der overtog vagten, ser den med det samme på sin egen side.

• Medarbejderen lægger vagten op med en kort begrundelse
• Den første kollega, der siger ja, tager den
• En leder godkender - hvis I har valgt det
• Alle berørte får besked, og vagtloggen husker resten