Undgå dobbeltbookede vagter

Hvor dobbeltbookingerne typisk opstår

I et regneark kan en celle ikke vide, hvad der står i en anden fane. Derfor opstår de fleste dobbeltbookinger mellem to planer, der hver for sig ser rigtige ud: butikken i centret og butikken på gågaden, køkkenet og serveringen, eller den faste plan og den ekstra eventvagt, der blev lagt ind bagefter.

Problemet er sjældent planlæggeren. Det er, at ingen enkelt skærm viser det hele. Når alle lokationer ligger i samme system, og vagterne hører til den samme medarbejder uanset sted, kan overlappet findes, før det bliver til en tom kasse eller en medarbejder, der ringer og spørger, hvor hun skal være.

• En medarbejder står på to lokationers skema og får vagter begge steder
• En gentaget vagt i en periode rammer en dag, hvor der allerede ligger noget
• En uge kopieres frem, og der er rettet i målugen i forvejen
• Et vagtbytte ender hos en kollega, der allerede har en vagt

Advarslen, når du gemmer

Når du opretter eller retter en vagt, tjekker Vagtmester, om medarbejderen har en anden vagt, der overlapper - også hvis den ligger på en anden lokation. Gør den det, står der fx: Bemærk: Emma har 1 anden vagt i samme tidsrum, fx 14-10-2026 16:00-22:00. Aflyste vagter tæller ikke med; de er jo ikke en plan længere.

Opretter du den samme vagt for en hel periode, får du ikke én advarsel pr. dag. Du får én samlet linje med, på hvor mange af dagene der er overlap, og et eksempel på den første - så du kan gå direkte til den.

Også når medarbejderne bytter

Et vagtbytte er det sted, hvor planlæggeren nemmest mister overblikket, fordi det er medarbejderne selv, der flytter rundt. Vagtmester advarer, hvis den kollega, der skal overtage vagten, allerede har en vagt i samme tidsrum. Kræver jeres bytter godkendelse, tjekkes det igen i det øjeblik, en leder godkender - der kan jo være lagt en ny vagt ind i mellemtiden.

Det gælder både bytter med en bestemt kollega og vagter, der er lagt op til alle på vagtbyttebørsen.

Hvorfor en advarsel og ikke et forbud

Nogle overlap er bevidste. Den, der lukker om aftenen, bliver måske et kvarter ekstra for at overlevere til nattevagten, og en planlægger kan have lagt en vagt midlertidigt oven i en anden, mens planen stadig er kladde. Blokerede systemet det, ville du skulle arbejde uden om det. Derfor siger Vagtmester til og lader dig bestemme.

Det, der ikke må ske, er, at overlappet er en skjult overraskelse. Derfor kommer advarslen, hver gang vagten gemmes - ikke kun første gang.

For mange timer er også en slags dobbeltbooking

Ikke alle problemer er overlap på minuttet. En medarbejder kan have fem vagter, der ikke rører hinanden, og stadig være planlagt langt over det aftalte. Ved navnet i ugeskemaet står de planlagte timer mod de aftalte ugetimer, talt på tværs af alle lokationer, med et mærke, når der er lagt for mange. Så fanger du også den dobbeltbooking, der hedder 52 timer til en på 37.