Fra Excel til vagtplansystem - trin for trin

Saml det, regnearket ved, før du starter

Et regneark indeholder mere viden, end man tror - bare ikke i en form, et system kan læse. Brug et kvarter på at skrive det ud, før du opretter noget. Så går selve opsætningen hurtigt, og du slipper for at lede undervejs.

Du skal bruge:

• Alle medarbejdere, der skal have vagter, med en e-mailadresse, så de kan logge ind og få beskeder
• Det aftalte timetal pr. uge for dem, der har et fast timetal
• De steder, I planlægger for - butikker, afdelinger eller adresser
• De vagter, der går igen hver uge, med tider og pause, fx åbner 07-15 med 30 minutters pause
• Hvem der skal kunne lægge planen ud over dig selv

Opsæt det, der ikke ændrer sig

Opret virksomheden, lokationerne og medarbejderne, og giv dem adgang til Vagtmester. Sæt hver medarbejder på skemaet for den eller de lokationer, de arbejder på - en medarbejder kan godt stå flere steder. Skal souschefen eller en afdelingsleder også planlægge, giver du dem rollen redaktør eller administrator.

Gem derefter de faste vagter fra din liste som vagttyper. Det er dem, der gør den første uge hurtig: i stedet for at taste 07.00, 15.00 og 30 minutter for hver vagt vælger du Åbner, og så er tid, pause og kommentar udfyldt.

Læg grundugen ind - én gang

Vagtmester importerer ikke fra Excel, så grundugen tastes ind én gang. Tag den uge i regnearket, der ligner en almindelig uge mest, og læg den ind i ugeskemaet med vagttyperne. Skemaet er bygget som det, I kender: medarbejderne ned ad siden og mandag til søndag hen over, og de planlagte timer regnes ud ved hvert navn.

Når grundugen står, kopierer du den frem til de kommende uger og retter kun det, der er anderledes - ferie, en fridag, en ekstra vagt. Skal en medarbejder have det samme hver dag i en periode, kan du også lægge den som en gentaget vagt på de valgte ugedage. Alt ligger som kladde, indtil du publicerer, så ingen ser planen, før den er færdig.

Kør én uge parallelt - og publicér så

Den tryggeste overgang er at lade regnearket være den gældende plan én uge endnu, mens du lægger de næste uger i Vagtmester. Så kan du sammenligne og fange det, der er faldet ud, uden at det koster en fejlbesat vagt.

Når de kommende uger holder, publicerer du dem og trykker Send beskeder. Hver medarbejder får én samlet mail med sine vagter. Fortæl samtidig holdet, at det nye sted at kigge er Vagtmester på telefonen, og at de kan lægge den på hjemmeskærmen som en app og hente vagterne ind i deres egen kalender.

Luk regnearket - men behold tallene

Den største fejl ved et skifte er at lade to planer leve side om side. Så snart Vagtmester er i brug, bør regnearket arkiveres, så ingen retter i en gammel udgave. Ændringer laves fremover ét sted, medarbejderne får besked, og vagtloggen viser, hvem der rettede hvad.

Er der nogen, der stadig skal have tallene i Excel - til løn, budget eller en kunde - kan de planlagte timer hentes som CSV for en valgt periode. Filen bruger semikolon og dansk decimalkomma og åbner direkte i Excel. Så er regnearket ikke længere planen, men et sted, man kan regne videre på den.