Vagtplan til sæsonansatte

Sæsonens første uge: fra liste med navne til publiceret plan

Det typiske forløb ser sådan ud: Du har ansat otte nye til sommeren, og de starter om ti dage. Du opretter dem som medarbejdere med deres mailadresse, giver dem adgang til Vagtmester og sætter dem på skemaet for den lokation, de skal arbejde på - fx Isbaren og Kiosken, hvis I har begge. Står en medarbejder på begge skemaer, kan vedkommende få vagter begge steder, og timerne tælles sammen på tværs.

Derefter lægger du højsæsonens grunduge som kladde. Mens den er kladde, er det kun dig og de andre planlæggere, der kan se den, så du kan flytte rundt, til den hænger sammen. Når ugen er klar, publicerer du og trykker Send beskeder. Hver ny medarbejder får én mail med sine vagter - og ved dermed også, at login og adgang virker, før første arbejdsdag.

Nye medarbejdere skal ikke lære et system

En sæsonansat, der er der i otte uger, skal ikke bruge den første af dem på at finde ud af, hvor vagtplanen står. I Vagtmester logger medarbejderen ind på telefonen og ser Mine vagter med den næste vagt øverst: dato, tidspunkt, pause, arbejdssted og en eventuel kommentar fra dig. Vagtmester er en webapp, så der er intet at hente i App Store eller Google Play - den kan lægges på hjemmeskærmen og åbnes som en app.

Mange sæsonjob besættes af udenlandske studerende og rejsende. Sproget vælges pr. medarbejder, så den, der ikke læser dansk, ser vagterne og får mails på engelsk, mens du planlægger på dansk som altid. Vagterne kan også lægges direkte i telefonens kalender - én ad gangen eller alle de kommende på én gang.

Kopiér højsæsonen frem - og skru ned igen

Når grundugen for højsæsonen er lagt, kopierer du den til de næste uger og retter kun det, der er anderledes: den uge, hvor der er festival i byen, eller den dag, hvor to har bedt om fri. Kopieringen sletter aldrig noget - står der allerede vagter i ugen, du kopierer til, siger systemet til, før noget bliver lagt oven i.

Når travlheden falder, kan du kopiere en lavsæsonuge frem i stedet. En medarbejder, du har taget af skemaet, kommer ikke med i kopierne, så sidste måneds folk dukker ikke op igen ad bagvejen. På dashboardet ser du uge for uge, hvor langt frem planen er publiceret - nyttigt, når sæsonen starter, og alle spørger, om juli er på plads.

Adgangen slås til og fra - og prisen følger med

Vagtmester koster 10 kr. om måneden pr. medarbejder, der har adgang til vagtplanen. Der er ingen fast virksomhedspris, så en isbar med tre helårsansatte og ti sommerhjælpere betaler for tretten i højsæsonen og for tre resten af året - hvis I slår adgangen fra, når sæsonen er slut.

Det gør en administrator pr. medarbejder. Medarbejderen slettes ikke, og vagterne forsvinder ikke: de ligger stadig i historikken og i vagtloggen, hvis nogen senere spørger til timerne i august. Kommer den samme person tilbage næste sommer, slår du adgangen til igen i stedet for at oprette vedkommende forfra.

• Før sæsonen: opret de nye, giv adgang, sæt dem på skemaet
• I sæsonen: kopiér grundugen frem, ret det, der ændrer sig, send beskeder samlet
• Efter sæsonen: slå adgangen fra - historikken bliver liggende

Når en sæsonansat ikke kan tage en vagt

Sæsonhjælpere bytter vagter oftere end de faste - der er koncerter, besøg hjemmefra og eksamener, der flytter sig. I Vagtmester kan medarbejderen spørge en bestemt kollega eller lægge vagten op til alle på vagtbyttebørsen. I bestemmer selv, om et bytte skal godkendes af en leder, før vagten flytter sig, og vagtloggen viser bagefter, hvem der sagde ja til hvad.