Tidlig, mellem og sen vagt
Åbningstiden deles typisk i tre forskudte vagter: tidlig fra 08.00 til 15.30, mellem fra 10.00 til 17.30 og sen fra 12.30 til 20.00. Gem dem som vagttyper med pause og en fast kommentar - Log ind i telefonkøen 07.55 på den tidlige, Luk chatten 19.45 og skriv overlevering på den sene. Når ugen lægges, vælger du bare vagttypen.
Lørdagen fra 09.00 til 13.00 bliver en fjerde vagttype. Så står hele ugens mønster klar, og det eneste, du skal tage stilling til, er hvem.
Frokosten, der ikke må ligge samtidig
Pausen står på vagten i minutter og trækkes fra i de planlagte timer. Skal frokosten ligge på et bestemt tidspunkt, skriver du det i kommentaren - Frokost 11.30-12.00 - så den tidlige og den mellemste vagt ikke går til frokost samtidig. Medarbejderen ser kommentaren på sin egen side.
Vagtmester lægger ikke frokostafløsningen for dig og tæller ikke, hvor mange der er på telefonen time for time. Men med vagterne ude i ugeskemaet kan du se dagen for hele teamet, og det er som regel nok til at se, om kl. 12 er dækket.
Ét team, én lokation - eller flere
En lokation i Vagtmester behøver ikke være en bygning. Har I et telefonteam og et teknisk support-team, kan de have hvert sit ugeskema, og en medarbejder, der tager vagter i begge, kan stå på begge skemaer. Timerne tælles samlet ved navnet, og du kan vise skemaerne under hinanden, når du skal se helheden.
Er det flere teamledere, der lægger planen, kan alle med rollen administrator eller redaktør oprette og rette vagter i den samme plan. Vagtloggen viser, hvem der har rettet hvad.
Timerne passer på deltid og fuldtid
Kundeservice har ofte en blanding af fuldtid og studerende på 15-20 timer. Skemaet viser ved hvert navn, hvor mange timer der er lagt mod det aftalte, og markerer, hvis der mangler timer, eller der er lagt for mange. Det er her, det viser sig, at en studerende er kommet op på 26 timer i eksamensugen.
Kan en medarbejder ikke tage sin sene vagt, kan hun spørge en bestemt kollega eller lægge vagten op til alle. I bestemmer, om byttet skal godkendes af en teamleder, før det gælder.
Kampagneuger og travle perioder
De fleste kundeserviceafdelinger kender de uger, hvor telefonen ringer dobbelt så meget: efter et udsendt nyhedsbrev, i januar eller når en ny prisliste træder i kraft. Læg en normaluge, kopiér den frem, og ret kun de travle uger, hvor der skal en ekstra mellemvagt ind. Kopieringen sletter aldrig noget, og står der allerede vagter i måluge, siger systemet til først.
Dashboardet viser uge for uge, hvor meget af planen der er publiceret, og hvor meget der stadig er kladde. Så kan du se, om de næste fire uger er på plads, før teamet begynder at spørge.
Spørgsmål og svar
Kan Vagtmester beregne, hvor mange vi skal være ud fra antal opkald?
Nej. Vagtmester har ingen prognoser eller bemandingsberegning. Du beslutter selv, hvor mange der skal være på hvornår, og lægger vagterne efter det.
Er der integration til vores telefonsystem?
Nej. Vagtmester er en selvstændig vagtplan. De planlagte timer kan hentes som CSV, hvis de skal videre til andre systemer.
Dæk næste uges åbningstid
Opret tidlig, mellem og sen vagt som vagttyper, og læg ugen for hele teamet. Gratis resten af denne måned og hele den næste.
Opret virksomhed
Se også priserne eller
videoerne af systemet.
