Hvad en rulleplan er godt til
En almindelig ugeplan antager, at alle uger ser ens ud. Det gør de sjældent, når weekender, aftener og lukkevagter skal fordeles retfærdigt. En rulleplan løser det ved at lade planen gå i ring: med to uger i cyklussen har halvdelen af holdet weekend den ene uge og den anden halvdel den næste. Med fire uger kan fire personer skiftes til at lukke fredag.
Fordelen er forudsigelighed. Medarbejderne kan regne ud, hvornår de har fri om flere måneder, og du skal ikke forhandle weekenderne hver gang. Ulempen er, at den skal lægges omhyggeligt én gang - og det er dér, systemet skal hjælpe.
Læg cyklussens uger først
Start med at vælge, hvor lang cyklussen er, og læg den i de første uger i ugeskemaet. En to-ugers rulleplan fra uge 40 betyder, at du lægger uge 40 og uge 41 færdige: hvem der åbner, lukker og har weekend. Brug vagttyper til de faste vagter, så de samme tider og pauser går igen i alle uger.
Kig på ugerne ved siden af hinanden, før du går videre. Ved hvert navn står de planlagte timer mod de aftalte, så du kan se, om nogen får for mange timer i weekenduge og for få i de andre - eller om det udligner sig over cyklussen.
Kopiér hver uge til den næste gang, den kommer
I Vagtmester kopierer du en uge for én lokation til en hvilken som helst anden uge - frem eller tilbage. Med en to-ugers cyklus kopierer du uge 40 til uge 42 og uge 41 til uge 43. Med en fire-ugers cyklus kopierer du uge 40 til uge 44, uge 41 til uge 45 og så videre. Vagterne lander på samme ugedag og samme klokkeslæt.
Der bliver aldrig slettet noget. Står der allerede vagter i den uge, du kopierer til, siger systemet til, og kopierne lægges kun oveni, hvis du siger ja. Aflyste vagter kommer ikke med, og en medarbejder, der ikke længere står på lokationens skema, bliver ikke kopieret ind igen.
- 2 uger: uge 1 til 3, uge 2 til 4
- 3 uger: uge 1 til 4, uge 2 til 5, uge 3 til 6
- 4 uger: uge 1 til 5, uge 2 til 6, uge 3 til 7, uge 4 til 8
Ret enkeltugerne - cyklussen bliver
En rulleplan møder altid virkeligheden: ferie, en helligdag, en kollega der har byttet. Ret den enkelte vagt i den uge, det gælder - det ændrer ikke de andre uger. Byttes en vagt, går det gennem vagtbyttet, og I bestemmer, om en leder skal godkende det først.
Kopierer du videre fra en uge, du har rettet i, kommer rettelserne med. Vil du bevare den rene cyklus, så kopiér altid fra de oprindelige uger i starten af planen.
Se hvor langt frem planen rækker
Vagtdashboardet viser uge for uge, om planen er klar, delvist lagt, kun ligger som kladde eller slet ikke er lagt. Så kan du se, hvornår det er tid til at kopiere den næste runde af cyklussen frem, før der opstår et hul.
Planen kan ligge som kladde, indtil den er gennemgået, og når du publicerer, får hver medarbejder én samlet mail med sine vagter. Med vagterne i telefonens kalender kan de se hele rytmen flere uger frem.
Spørgsmål og svar
Kan Vagtmester gentage en rulleplan automatisk?
Nej, der er ingen automatisk gentagelse af en cyklus. Du kopierer hver uge i cyklussen frem til den uge, hvor den gentager sig. Det tager et par klik pr. uge.
Kan jeg lægge den samme vagt hver dag i en periode?
Ja. En vagt kan gentages på valgte ugedage i en periode på op til omkring et kvartal. Det er nyttigt til faste vagter, men en rulleplan med skiftende uger lægges nemmest med ugekopiering.
Læg jeres rulleplan én gang
Læg cyklussens uger, kopiér dem frem, og se på dashboardet, hvor langt planen rækker. Gratis resten af denne måned og hele den næste.
Opret virksomhed
Se også priserne eller
videoerne af systemet.
