Vagtplan til takeaway og fastfood

Planlæg efter spidserne

En typisk hverdag i en takeaway starter stille, topper mellem 11.30 og 13.30, falder igen og topper for alvor fra 17 til 20. Fredag og lørdag aften er der ofte brug for dobbelt så mange hænder som tirsdag. En plan, hvor alle møder kl. 11 og går kl. 21, koster timer i de stille perioder og mangler folk i de travle.

Begynd derfor med behovet: hvor mange skal stå ved disken, i køkkenet og ude på vejen i hver spids? Derefter fordeler du navnene. Vagtmester regner ikke bemandingen ud for dig, men når spidsvagterne er gemt som vagttyper, går det hurtigt at lægge dem ud på ugen.

• Åbning og forberedelse: 10.00-14.00
• Aftenspids køkken: 16.30-21.30
• Aftenbud fredag og lørdag: 17.00-22.00
• Lukning og rengøring: 19.00-23.00

Korte vagter og delte dage

En vagt på fire timer er helt almindelig i fastfood, og nogle medarbejdere tager både frokosten og aftenen samme dag med fri imellem. I Vagtmester er det bare to vagter samme dag. Timerne imellem tæller ikke med, og de to vagter lægges sammen i ugens planlagte timer ved medarbejderens navn.

Kommer du til at lægge to vagter, der overlapper hinanden for den samme medarbejder, advarer systemet, når du gemmer. Advarslen stopper ikke vagten, men du bliver ikke overrasket bagefter.

Budene er også på vagtplanen

Bude har ofte andre tider end køkkenet og kører kun i aftenspidsen. Læg dem i samme ugeskema, og skriv det, de skal vide, på vagten: hvilken bil eller cykel, hvor nøglerne ligger, eller at der skal tankes efter vagten. Titel og kommentar følger med ud på medarbejderens telefon.

Har I to adresser, fx et køkken og et udleveringssted, kan hver få sin egen lokation med sit eget skema. En medarbejder kan stå på begge, og timerne tælles på tværs.

Skal budenes timer bruges til afregning eller budget, kommer vagttype, lokation og adresse med i eksporten af planlagte timer. Bruger du en fast vagttype til budvagterne, kan du sortere dem fra køkkenvagterne i regnearket.

Et ungt hold med mange bytter

Mange i fastfood er skoleelever og studerende. De bytter vagter ofte, og nogle af dem er under 18. Der gælder særlige regler for unges arbejdstid, hviletid og hvornår på døgnet de må arbejde - se Arbejdstilsynets regler om unges arbejde. Vagtmester kontrollerer ikke de regler, så det er stadig dig, der skal have dem med, når du planlægger.

Det, systemet kan, er at holde byttet ét sted. Medarbejderen lægger vagten op til en kollega eller til alle, og du kan kræve, at en leder godkender byttet, før vagten flytter sig. Så når en vagt ikke over til en, der ikke må tage den, uden at nogen har set på det.

Timer, der passer, når lønnen skal laves

Med mange korte vagter er det let at miste overblikket over, hvor mange timer hver har fået. Vagtmester viser planlagte timer mod aftalte timer ved hvert navn, mens du planlægger, og markerer, hvis nogen er kommet for lavt eller for højt op.

Når måneden er slut, kan de planlagte timer hentes som CSV med én linje pr. vagt. Filen åbner direkte i Excel, så den kan sendes videre til den, der laver lønnen.