Bemandingsplan efter åbningstider

Start med åbningstiden - ikke med medarbejderne

Tag en almindelig uge og skriv åbningstiden ned dag for dag. Læg så den tid til, der ligger uden for døren: en halv time før åbning til at gøre klar, og tiden efter lukning til oprydning, kasseopgørelse eller varemodtagelse. En butik, der har åbent 10-18, har typisk brug for folk fra 09.30 til 18.30. Det er det vindue, bemandingsplanen skal dække.

Når vinduet er på plads, er spørgsmålet ikke længere hvem, der skal arbejde, men hvor mange der skal være der. Det er et spørgsmål, du kan svare på uden at tænke på, hvem der har fri torsdag - og det er netop pointen. Navnene kommer til sidst.

Del dagen op i tidsblokke efter travlhed

Ingen dag er lige travl hele vejen igennem. Del derfor åbningstiden op i blokke, hvor behovet er nogenlunde det samme, og skriv et minimum ud for hver. Brug det, du ved i forvejen: hvornår der er kø ved kassen, hvornår frokosten topper, hvilke dage der kommer varer. Er du i tvivl, så start forsigtigt og justér efter et par uger.

For en mindre butik med åbent 10-18 kunne ugedagene se sådan ud:

• 09.30-12.00: to personer - klargøring og formiddag
• 12.00-15.00: tre personer - frokost og flest kunder
• 15.00-18.30: to personer - eftermiddag, lukning og kasse
• Lørdag 09.30-16.30: tre personer hele dagen

Gør hver blok til en vagttype

Når blokkene er fundet, gemmer du dem som vagttyper i Vagtmester: fx Åbner 09.30-15.00 med 30 minutters pause, Midt 12.00-18.00 og Lukker 15.00-18.30 med en fast kommentar som Kasseopgørelse og aflåsning. Med to åbnere, én på midt og én lukker dækker de fire vagter listen ovenfor: to om formiddagen, tre fra 12 til 15 og to til lukketid. Når du opretter en vagt, vælger du bare vagttypen, så er tidsrum, pause og kommentar udfyldt.

Vagttyperne gør bemandingsplanen til noget, du kan genbruge. Lægger du de samme typer hver uge, ser skemaet ens ud fra uge til uge, og det bliver let at se, når en blok mangler. Ændrer du en vagttype senere, rører det ikke de vagter, der allerede er lagt.

Fordel folk dag for dag - og tjek kolonnerne

I Vagtmester har en vagt altid en medarbejder på, så behovet fra din liste bliver til vagter i det øjeblik, du sætter et navn på. Gå dagene igennem én ad gangen: læg åbneren, så midtervagten, så lukkeren, og vælg den, der passer. Ugeskemaet har medarbejderne som rækker og dagene som kolonner, så du ser hele dagens vagter ved at kigge ned ad kolonnen.

Tjek hver kolonne op mod listen, før du publicerer: er der tre på fra kl. 12 om lørdagen? Ved siden af hvert navn står de planlagte timer mod de aftalte, så du samtidig kan se, om nogen kommer for højt eller lavt op. Planen ligger som kladde, indtil du publicerer den, så du kan flytte rundt i fred.

Når travlheden ændrer sig

En bemandingsplan er ikke skrevet i sten. Når ugen holder, kopierer du den frem til de kommende uger og retter kun det, der er anderledes - en ekstra lukker op til jul, én færre i de stille sommeruger. Har I flere butikker eller afdelinger, får hver sit eget skema, så behovet kan være forskelligt fra sted til sted.

Bruger I også Tidsmester til tidsregistrering, kan du bagefter se de planlagte timer ved siden af de registrerede. Det er et godt sted at se, om planen rammer virkeligheden, eller om nogen hver uge bliver hængende en time længere, end bemandingsplanen siger.