Vagtplan til café

En café-uge har to slags dage

Mandag til torsdag kan to personer ofte klare det hele: én åbner kl. 06.45 og går kl. 14, en anden tager eftermiddagen og lukker. Fredag eftermiddag og i weekenden er det en anden forretning. Brunchen lørdag og søndag fylder køkkenet og baren på én gang, og der skal være en ekstra til at rydde borde og tage imod.

Det er netop den forskel, der gør regnearket besværligt: hverdagene er ens fra uge til uge, men weekenden skifter efter, hvem der kan. I Vagtmester lægger du hverdagene én gang og kopierer ugen frem. Så er det kun weekendvagterne, du skal tage stilling til hver gang.

Åbne- og lukkevagt med det, der skal huskes

I en café er åbnevagten mere end et tidspunkt. Der skal tændes for kaffemaskinen, tages imod brød og fyldes op i montren, inden de første kunder står i døren. Lukkevagten har sin egen liste: kasseopgørelse, opvask og rengøring af maskinen.

I Vagtmester gemmer du dem som vagttyper med navn, tidsrum, pause og en fast kommentar. Vælger du vagttypen Åbner, er tiden 06.45 til 14.00 udfyldt, pausen er sat, og kommentaren står på vagten, så den nye studerende kan læse den på telefonen aftenen før. Retter du senere i vagttypen, bliver de vagter, der allerede er lagt, ikke ændret.

• Åbner: 06.45-14.00 med 30 min. pause og tjekliste til morgenen
• Mellemvagt: 10.00-16.00 til frokost og eftermiddag
• Lukker: 13.30-20.00 med kasseopgørelse i kommentaren
• Brunch: 09.00-15.00 lørdag og søndag

Studerende, eksamen og weekendbytter

Mange caféer lever af studerende, og de har skiftende skemaer. Når en lørdag alligevel ikke passer, er det bedre, at medarbejderen selv lægger vagten op til kollegerne, end at det bliver løst i en beskedtråd, hvor ingen ved, hvem der endte med den. I Vagtmester kan vagten sendes til en bestemt kollega eller lægges op til alle, og den første, der siger ja, overtager.

Du bestemmer, om et bytte skal godkendes af en leder, før det træder i kraft. Uanset hvad får du besked, når vagten har skiftet hænder, og vagtloggen viser, hvem der sagde ja hvornår.

Timerne for de faste og de løse

Den faste medarbejder på 30 timer skal helst ramme sine 30 timer, mens studenten på timeløn tager det, der er. Vagtmester viser ved hvert navn i ugeskemaet, hvor mange timer der er lagt, og hvor mange der er aftalt, så du ser det, mens du planlægger - ikke når lønnen skal laves.

Pausen trækkes fra i de planlagte timer, så en åbnevagt på 7 timer og 15 minutter med en halv times pause tæller som 6 timer og 45 minutter. Skal timerne videre til bogholderen, kan de hentes som CSV-fil, der åbner direkte i Excel.

Planen ud af baglokalet

Sedlen ved kaffemaskinen kan kun læses af dem, der er på arbejde. Med Vagtmester ser hver medarbejder sine egne vagter på mobilen med næste vagt øverst og kan lægge dem i telefonens kalender. Planen ligger som kladde, mens du arbejder på den, og når du publicerer, får hver medarbejder én samlet mail med sine vagter.

Vil I stadig have ugen hængende i baglokalet, kan den hentes som PDF. Aflyste vagter kommer ikke med, så papiret viser, hvem der faktisk møder ind.