Vagtplan til supermarked og dagligvarebutik

Én butik, flere afdelinger

I et supermarked er det sjældent én person, der lægger hele planen. Kasselederen planlægger kassen, ferskvarelederen planlægger frugt, grønt og kølemontrer, og lagerfolkene har deres egne morgentider. Hvis alt ligger i ét stort regneark, retter man i hinandens rækker og overser dem, der arbejder på tværs.

I Vagtmester kan hver afdeling oprettes som en lokation med sit eget ugeskema. Du vælger selv, hvilke medarbejdere der står på hvilket skema, så kasselisten ikke fyldes med lagerfolk. Skal butikschefen se det hele, vises skemaerne under hinanden på én skærm.

Varemodtagelsen er et godt eksempel på en afdeling med faste tider: gem Morgenlevering 05.30-11.00 som vagttype, og læg den for hele måneden på de ugedage, leverandøren kommer, i ét hug med gentag i en periode.

• Kasse: åbning, frokostafløsning og lukning
• Frisk: frugt, grønt, brød og kølevarer
• Varemodtagelse og lager: tidlige morgenvagter
• Evt. bageafdeling eller slagter med egne tider

Når medarbejderen arbejder i to afdelinger

Mange deltidsansatte sidder i kassen tre dage og fylder op de to andre. En medarbejder kan stå på flere afdelingers skemaer, og timerne tælles på tværs. Er Sofie ansat til 25 timer og har 15 i kassen og 10 i frisk, står hun som dækket ind ved sit navn - ikke som manglende timer i begge afdelinger.

Kommer to afdelingsledere til at lægge hende på samme tid, vises en advarsel, når vagten gemmes: medarbejderen har allerede en anden vagt i samme tidsrum. Det gælder uanset hvilken afdeling den første vagt ligger i.

Flere planlæggere i samme plan

Alle med rollen administrator eller redaktør kan oprette, rette, publicere og aflyse vagter. Afdelingslederne arbejder altså i den samme plan, og der er ingen kopier, der skal flettes sammen fredag eftermiddag.

Ændringerne samles, indtil én af dem trykker send, så medarbejderne ikke får en mail for hvert klik. Vagtloggen viser, hvem der oprettede, flyttede eller aflyste hvad, og hvornår.

Deltid, unge og aftalte timer

Et supermarked har typisk mange på deltid og mange unge under 18. Vagtmester viser ved hvert navn, hvor mange timer der er lagt i ugen, og hvor mange der er aftalt, så du kan se, hvem der mangler timer, og hvem der er lagt for højt.

For de unge gælder særlige regler for arbejdstid, hviletid og hvornår på døgnet de må arbejde - se Arbejdstilsynets regler om unges arbejde. Vagtmester kontrollerer ikke de regler. Til gengæld kan du kræve, at vagtbytter godkendes af en leder, så en ung ikke overtager en sen lukkevagt uden at nogen har kigget på det.

Planen i personalerummet og på telefonen

Personalerummet har stadig en opslagstavle. Vagtmester henter ugens skema som PDF for én afdeling ad gangen, med weekenden tonet og aflyste vagter udeladt. Kladder står tydeligt markeret, hvis de er med.

Samtidig ser hver medarbejder sine egne vagter på mobilen og får én samlet mail, når planen publiceres eller ændres. Har I medarbejdere, der ikke læser dansk, kan de vælge engelsk som sprog - også i mails.